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Datenschutzrichtlinie

Datenschutzerklärung
für die KI-App „Sapericus“ (bereitgestellt von der Sapericus GmbH)

Wir bei der Sapericus GmbH („wir“, „uns“, „unser“) setzen alles daran, einen streng vertraulichen Service bereitzustellen, der in Deutschland entwickelt und in der EU gehostet wird.

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, wie wir Ihre personenbezogenen Daten („personenbezogene Daten“) erheben, verwenden und gegebenenfalls weitergeben, wenn Sie unsere Website, Anwendungen und KI-gestützten Dienste (gemeinsam „Services“ oder „App“) nutzen.

1. Welche personenbezogenen Daten wir erfassen

1.1 Daten, die Sie uns mitteilen

  • Account-Informationen: Wenn Sie ein Konto für unsere App erstellen, erfassen wir Daten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und weitere Kontoinformationen.
  • Nutzereingaben (User Content): Dies umfasst sämtliche Inhalte, die Sie in die KI-Funktionen der App eingeben, z. B. Chatnachrichten, Dateien oder andere hochgeladene Informationen.
  • Kommunikationsinformationen: Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über Support-Kanäle Kontakt aufnehmen, speichern wir die von Ihnen bereitgestellten Angaben (z. B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Nachrichteninhalt).

1.2 Daten, die wir durch Ihre Nutzung erhalten

  • Log-Daten: Automatisch erfasste technische Daten (z. B. IP-Adresse, verwendetes Gerät oder Browsertyp, Zeitpunkt und Dauer der Nutzung).
  • Nutzungsdaten: Informationen darüber, wie Sie unsere Services verwenden (z. B. aufgerufene Funktionen, Sitzungsverläufe).
  • Geräteinformationen: Angaben zu Ihrem Endgerät (z. B. Betriebssystem, Gerätekennung).

1.3 Daten aus anderen Quellen

  • Sicherheits- und Integritätspartner: In seltenen Fällen erhalten wir Informationen von vertrauenswürdigen Partnern, die uns bei der Prävention von Betrug, Sicherheitsbedrohungen oder Missbrauch unterstützen.
  • Öffentlich verfügbare Quellen: Sofern es zur Verbesserung unserer KI-Funktionen notwendig ist, ziehen wir Informationen aus allgemein zugänglichen Quellen heran (z. B. öffentlich verfügbar im Internet).

2. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

  1. Bereitstellung und Weiterentwicklung der Services

    • Bereitstellung der KI-gestützten Coaching- und Chatfunktionen.
    • Sicherstellung eines stabilen und benutzerfreundlichen Betriebs.

  2. Kommunikation und Support

    • Beantwortung von Support-Anfragen.
    • Information über wesentliche Änderungen oder neue Funktionen.

  3. Sicherheits- und Missbrauchsprävention

    • Erkennung und Verhinderung von unbefugtem Zugriff, betrügerischen Aktivitäten oder sonstigem Missbrauch unserer Services.

  4. Rechtliche Anforderungen

    • Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten).
    • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verwendung Ihrer Inhalte zur Weiterentwicklung unserer KI
Ihre vollständig anonymisierten Nutzereingaben (z. B. Chatverläufe) können wir nutzen, um unsere KI-Modelle stetig zu verbessern.

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, wenn dies für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Dies kann unter anderem in folgenden Fällen geschehen:

  • Auftragsverarbeiter: Zur Erbringung unserer Services setzen wir gelegentlich externe Dienstleister (z.B. Hosting- oder Infrastruktur-Anbieter) ein. Diese verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage entsprechender Verträge (Art. 28 DSGVO).
  • LLM-Compute: Damit wir die KI-Berechnungen durchführen können, greifen wir bei Bedarf auf spezialisierte Rechenzentren („Compute Provider“) zurück. Dabei werden Ihre Daten ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet.
  • Gesetzliche Verpflichtungen: Wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht oder gerichtliche bzw. behördliche Anordnungen uns dazu verpflichten, können wir personenbezogene Daten an zuständige Stellen (z. B. Gerichte, Behörden) weitergeben.

In allen anderen Fällen verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland oder der EU.

4. Datenübermittlung an den Lizenzgeber

Wenn Sie unsere Services über eine Lizenz nutzen, die Ihnen von einem Lizenzgeber (z. B. einem Unternehmen, einer Bildungseinrichtung oder einer anderen Organisation) bereitgestellt wurde, können bestimmte personenbezogene Daten (nur den Namen und die E-Mail-Adresse) an diesen Lizenzgeber übermittelt werden. Dies ist notwendig, um die Lizenzverwaltung und -freischaltung technisch zu ermöglichen.

  • Freischaltung der Lizenz: Zur Aktivierung und Verwaltung Ihrer Lizenz kann der Lizenzgeber Zugriff auf personenbezogene Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder eine Nutzerkennung erhalten. Dies dient der Verifizierung Ihrer Berechtigung zur Nutzung der lizenzierten Inhalte und der ordnungsgemäßen Freischaltung der Lizenz.
  • Nutzungsauswertung: Der Lizenzgeber erhält ausschließlich anonymisierte oder aggregierte Nutzungsstatistiken über die Nutzung der lizenzierten Inhalte (z. B. Anzahl der durchgeführten Sitzungen, allgemeine Nutzungsdauer). Detaillierte Interaktionen oder persönliche Inhalte Ihrer Sitzungen werden nicht weitergegeben.
  • Keine Einsicht in Gespräche oder Inhalte: Der Lizenzgeber hat keinen Zugriff auf die von Ihnen eingegebenen Chatverläufe oder sonstige Interaktionen mit der KI.
  • Transparente Datenübermittlung: Der potenzielle Lizenzgeber, der Ihre personenbezogenen Daten zur Freigabe der Lizenz erhält, wird Ihnen bei der Registrierung angezeigt. Sie können somit jederzeit nachvollziehen, welche Organisation Zugriff auf Ihre Daten erhält. Wenn Sie nicht möchten, dass das angezeigte Unternehmen Ihre Daten erhält, können Sie den Service nicht über einen Lizenzgeber nutzen.
  • Verknüpfung über Einladungscode: Alternativ kann Ihnen Ihr Lizenzgeber einen Freischaltcode (Gutscheincode/Voucher) zur Verfügung stellen. Durch Eingabe dieses Codes wird Ihr Konto ebenfalls mit dem Lizenzgeber verknüpft.

Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen mit dem Lizenzgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erbringung unserer Services oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist. Die Bereitstellung unseres Services endet mit der Löschung Ihres Accounts, die Daten werden hiernach maximal 6 Monate aufbewahrt. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Rechtliche oder vertragliche Pflichten (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen) können gegebenenfalls eine längere Speicherung bestimmter Daten erforderlich machen.

6. Ihre Rechte

Je nach geltendem Datenschutzrecht (insbesondere DSGVO) haben Sie das Recht:

  • Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten zu verlangen,
  • Berichtigung unrichtiger Daten zu fordern,
  • unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten zu verlangen,
  • Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen,
  • eine Datenübertragbarkeit zu verlangen, sofern dies technisch machbar ist,
  • eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an uns (siehe Abschnitt 10). Sofern Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Beachten Sie jedoch, dass keine Internet- oder E-Mail-Übertragung vollständig sicher ist. Daher sollten Sie stets umsichtig mit den Informationen umgehen, die Sie online weitergeben.

8. Kinder und Minderjährige

Unsere Services sind im Regelfall nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt. Wir fordern keine Daten von Personen unter 18 Jahren an. Sollten Sie vermuten, dass uns Daten einer Person unter 18 Jahren übermittelt wurden, kontaktieren Sie uns bitte umgehend (siehe Abschnitt 9), sodass wir diese löschen können.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen, beispielsweise bei Änderungen in der Gesetzgebung oder bei Einführung neuer Dienste. Die aktuelle Version wird stets in der App und/oder auf unserer Website bereitgestellt.

10. Kontakt

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an:

Sapericus GmbH
Roßhaldeweg 8
79100 Freiburg

privacy@sapericus.ai

Stand: 26.03.2025